Gestión documental por proyectos: cómo Sigdoo ordena la correspondencia, las hojas de vida y el expediente de cada contrato
Es jueves, son las cuatro de la tarde y la propuesta se entrega mañana a las diez. Falta la hoja de vida del director de proyecto con sus soportes: el diploma, la tarjeta profesional y tres certificaciones de experiencia. La ingeniera que las reunió para la licitación anterior ya no trabaja en la empresa. Alguien cree que están en un correo de marzo.
Si tu empresa vive de proyectos, sean obras, consultorías, interventorías o contratos de servicios, la escena te resulta conocida. Y no es descuido. El trabajo por proyectos produce documentos de una forma que las carpetas compartidas no aguantan: cada contrato trae su propio equipo, su propio cliente, su propia correspondencia y su propia fecha de cierre.
Hace unos meses explicamos por qué las empresas están dejando las carpetas y los correos y qué es Sigdoo. Aquí nos concentramos en un caso concreto: cómo se usa en empresas que trabajan por proyectos.
Por qué los proyectos desordenan los documentos más rápido
Una empresa con operación estable genera más o menos los mismos documentos todos los meses. Una empresa de proyectos no. Hay tres razones:
- El equipo cambia con cada contrato. Las personas entran, rotan y salen, y lo que sabían sobre dónde quedó cada archivo se va con ellas.
- La correspondencia tiene consecuencias. Un oficio del cliente o de la interventoría que nadie respondió a tiempo puede terminar en una reclamación.
- El proyecto termina, pero sus documentos no. Años después llega una auditoría, una liquidación pendiente o una nueva licitación en la que hay que acreditar esa experiencia.
Sigdoo tiene tres piezas que responden a estos frentes: el módulo de hojas de vida, el control de correspondencia y la organización por proyectos.
Acreditar el equipo sin rearmar las hojas de vida cada vez
En una licitación o una propuesta, el equipo es parte de la oferta. No basta con decir quién va a dirigir el proyecto: hay que demostrarlo con soportes. Y esos soportes suelen estar repartidos entre el correo de talento humano, el computador de quien armó la propuesta anterior y alguna carpeta llamada «HV definitivas».
El módulo de hojas de vida de Sigdoo administra las del equipo humano organizadas por proyecto o por área, con su documentación de respaldo en el mismo lugar. Permite ver quién conforma cada proyecto y con qué perfil.
El efecto práctico se nota en la segunda propuesta. La primera vez hay que cargar las hojas de vida y sus soportes. La siguiente ya están ahí, y armar el equipo propuesto es cuestión de consultar, no de salir a buscar.
Correspondencia: que ninguna comunicación se quede en una bandeja personal
En un contrato, las comunicaciones no son un trámite. Una solicitud del cliente, una observación de la interventoría o un requerimiento de la entidad contratante piden respuesta, y esa respuesta tiene responsable y fecha.
El problema aparece cuando el oficio llega al correo de una sola persona. Si esa persona está en obra, de vacaciones o ya no trabaja en la empresa, la comunicación existe pero nadie la ve.
Sigdoo maneja de forma estructurada la correspondencia enviada y recibida:
La comunicación se radica.
Se le asigna un responsable.
Se hace seguimiento a la respuesta.
Queda archivada automáticamente.
A eso se suman alertas y notificaciones automáticas a los usuarios. Cuando alguien pregunta «¿eso sí se respondió?», la respuesta está en el sistema y no en la memoria de una persona.
Un expediente por proyecto que sobrevive al proyecto
Sigdoo organiza los documentos en una estructura configurable por empresas, áreas, proyectos y grupos. Los contratos, las actas y los informes de un proyecto quedan juntos, y cada usuario ve lo que su perfil le permite.
Tres cosas hacen que ese expediente siga siendo útil cuando el proyecto ya cerró:
- Versiones. El versionado automático conserva el historial, así que no hay discusión sobre cuál es el documento vigente.
- Trazabilidad. Queda registro de la actividad sobre cada documento, que es lo primero que pide una auditoría.
- Búsqueda. Se puede buscar por metadatos, fecha, tipo de documento y contenido. La búsqueda con inteligencia artificial interpreta consultas en lenguaje natural, como «el acta donde se aprobó el cambio de especificación», aunque no recuerdes el nombre del archivo.
Del cierre de la propuesta a la liquidación
Así cambia cada momento del contrato:
| Momento | Con carpetas y correos | Con Sigdoo |
| Propuesta | Hojas de vida y soportes repartidos en correos | Hojas de vida del equipo con su respaldo, organizadas por proyecto |
| Arranque | Cada persona crea sus propias carpetas | Estructura del proyecto y accesos por perfil desde el inicio |
| Ejecución | Oficios en bandejas personales, sin seguimiento | Radicado, responsable asignado y seguimiento de respuesta |
| Cambio de personal | Se pierde el rastro de dónde quedó cada cosa | Los documentos quedan en el proyecto, no en la persona |
| Cierre | Días reuniendo actas e informes | Expediente completo y trazable |
| Años después | Nadie recuerda dónde quedó el archivo | Búsqueda por tipo, fecha, contenido o lenguaje natural |
Por dónde empezar: un proyecto, no toda la empresa
La tentación es migrar todo el archivo histórico antes de usar el sistema. Recomendamos lo contrario:
Elige un proyecto que esté arrancando. Es más fácil empezar ordenado que ordenar lo que ya está regado.
Define la estructura con quien lo dirige. Qué carpetas, qué tipos de documento y quién ve qué.
Carga las hojas de vida de ese equipo. Con sus soportes, una sola vez.
Radica la correspondencia de hoy en adelante. Lo anterior se puede incorporar después, si hace falta.
Extiende a los demás proyectos con lo aprendido en el primero.
Sigdoo puede funcionar en la nube o sobre la infraestructura que ya tiene tu empresa, según tus políticas de seguridad.
¿Tu próxima propuesta va a empezar otra vez desde cero?
Si quieres ver cómo quedaría Sigdoo con la estructura de tus proyectos, agenda una demostración con el equipo de Nuvoll.
Nuvoll es una empresa colombiana especializada en desarrollo de software e inteligencia artificial. Sigdoo es nuestro sistema de gestión documental para empresas en Colombia y Latinoamérica.